Een goede zakelijke e-mail schrijven?
Uit een recent onderzoek van online winkel voor kantoorartikelen Viking Direct blijkt dat 73 procent van de werknemers zich ergert aan de spelling in e-mails die ze op het kantoor ontvangen. Spelfouten getuigen van luiheid, slordigheid en geven een slechte indruk van het bedrijf, vindt 72 procent van de ondervraagden. De allerergste fouten: verkeerd gespelde namen, ontbrekende hoofdletters, dt-fouten, ‘me’ als bezittelijk voornaamwoord, spreektaal en simpele typfoutjes. Voor het onderzoek werden in totaal 324 Nederlandse werknemers, werkzaam binnen verschillende bedrijven en tussen de 20 en 65 jaar oud, ondervraagd
De 10 tips!
- Na ‘Geachte’ gebruik je altijd ‘heer’ of ‘mevrouw’ en vervolgens de achternaam. Dus geen ‘meneer’, ‘mijnheer’ of ‘dhr’ en ook geen voorletters, voornamen, of titels. Als je toch ‘Beste’ gebruikt, volgt hierna altijd de voornaam. Folkert Kuiken: „Wat je ook doet, wees consequent. ‘Beste heer Kuiken’ klopt gewoon niet.”;
- ‘Hoi’, ‘Hallo’, ‘Dag’, ‘Goedemorgen’? Nee, allemaal niet. Een zakelijke e-mail schrijven begin je altijd met ‘Geachte’. Tenzij je de lezer persoonlijk kent, dan kun je ‘Beste’ gebruiken. Belangrijk is dat je de lezer groet, dus begin ook niet met slechts de naam van de aangeschrevene.
- Bij vrouwen laat je de meisjesnaam achterwege. Weet je de naam van de aangeschrevene niet? Ga dan voor ‘Geachte heer of mevrouw’. Weet je de naam wel, maar het geslacht niet? Dan schrijf je ‘Geachte heer of mevrouw De Vries.’;
- De onderwerpregel pas je tijdens een e-mailconversatie nooit aan. Dat is voor het archiveren van een e-mail heel onhandig.;
- Verwijs altijd even naar de bijlagen, als je die hebt toegevoegd. Een verwijzing in de lopende tekst is voldoende;
- Hoewel de geadresseerden in de cc-regel natuurlijk al voor alle ontvangers te zien zijn, is het wel netjes om deze personen ook even in je e-mail te vermelden;
- Gebruik geen uitroeptekens of onnodige accenten op klinkers. Laat ook vet of cursief gedrukte woorden achterwege – daar wordt je e-mail onnodig schreeuwerig van;
- Schrijf geen P.S.-teksten onderaan je e-mail, die leest de ontvanger waarschijnlijk niet. Het staat bovendien lui en slordig: informatie die je in eerste instantie vergeten was, kun je immers altijd nog verwerken in de tekst;
- ‘Met vriendelijke groet’ is de meest gebruikelijke afsluiting. ‘Hoogachtend’ kun je schrijven na slecht nieuws of onder een klachtenbrief, maar een groet komt iets persoonlijker over. ‘Hartelijke groet’ kan ook, maar is een stuk informeler. ‘Groet’ wordt wel afgeraden, omdat het niet zo aardig klinkt. Afkortingen zoals ‘Gr.’ of ‘Mvg’ zijn echt verboden;
- Onderteken de e-mail altijd met je volledige voornaam. Het is duidelijk en minder afstandelijk dan alleen een voorletter. Je functie vermelden is natuurlijk altijd handig.
