Secretaresse IBB/ Openbare Ruimte

Over de functie

Secretaresse IBB/ Openbare Ruimte gezocht:

Een Secretaresse IBB/ Openbare Ruimte is wat de Gemeente Leeuwarden binnen de Sector Inrichting Beheer & Buitenruimte zoekt. Het betreft een tijdelijke opdracht van ca. 6 maanden.
Beschik jij over administratieve en secretariële kwaliteiten en wil je graag werken in een dynamische omgeving? Dan zijn wij op zoek naar jou!

Wat ga je doen?
Als Secretaresse IBB/ Openbare Ruimte help je de manager, de coördinatoren en de medewerkers van het cluster IBB. Je ondersteunt ze op secretarieel gebied, maar het kan ook zijn dat je somsvvoert ook  operationele hand- en spandiensten moet uitvoeren. Je bent daarin een spin in het web en krijgt veel vrijheid om je werk zo te organiseren dat het efficiënt en effectief is en in balans is met je leven buiten het werk.
Secretariële en administratieve ondersteuning

• Verleent (secretariële) ondersteuning bij de sector;
• Bewaakt pro-actief de voortgang, actielijsten, deadlines e.d.;
• Beheert de mailboxen van o.a. de sector en van de teams/clusters
• Ondersteunen, faciliteren en verslagleggen
• Levert inhoudelijk bijdrage aan en verbetering van de dienstverlening of administratieve processen;
• Verleent collegiale ondersteuning. Tijdens vakantieperiodes, bij ziekte of andere omstandigheden kan het zijn dat je tijdelijk ondersteunt bij andere sectoren.

Agendabeheer

• Je verzorgt het agendabeheer van de managers en op verzoek ook van enkele medewerkers waar sprake is van complexiteit in de agenda’s;
• Plant overleggen op verzoek en zorgt voor voorbereiding;
• Staat bezoekers/klanten te woord en verwijst hen eventueel naar medewerkers.

Verzorgen vergaderingen

• Notuleert en verstuurt stukken voor (bestuurlijke) overleggen en plant vergaderingen;
• Regelt vergaderruimten en –faciliteiten en maakt deelname-links voor de vergaderingen die online plaatsvinden;
• Stelt in overleg met de voorzitter de agenda’s en uitnodigingen samen, verzamelt de bijbehorende stukken en stuurt deze naar de deelnemers van de betreffende vergadering;
• Bewaakt actielijsten;
• Organiseert en notuleert informatiebijeenkomsten, verstuurt uitnodigingen, bewaakt de voortgang.

Postbehandeling en verzorgen van correspondentie

•  Zorgt in overleg met betrokkenen voor de verspreiding en afhandeling van in- en uitgaande stukken;
• Zet inkomende verzoeken uit binnen documentatiesysteem REX;
•  Redigeert desgevraagd brieven/stukken.

Jouw profiel

Wie ben jij als Secretaresse IBB/ Openbare Ruimte?
Als Secretaresse IBB/ Openbare Ruimte kan jij goed plannen en organiseren en heb je uitstekende communicatieve vaardigheden (zowel schriftelijk als in woord). Je bent digitaal vaardig en kan goed overweg met verschillende geautomatiseerde systemen (o.a. Microsoft Office, iBabs, REX). Daarnaast kan je snel schakelen, werk je nauwkeurig en heb je een zelfstandige werkhouding. Je bent taakverantwoordelijk en proactief. Wij vragen iemand met een afgeronde opleiding op mbo-niveau en geruime werkervaring op het gebied van (project)ondersteuning en secretariële taken.

Ons aanbod

• Start functie: 01-09-2022 t/m 08-02-2023;
• Locatie: Leeuwarden;
• Salaris: €2010 tot €3018 bij een 36-urige werkweek (schaal 6, cao gemeenten);
• 20 uur per week.

Informatie

Deze functie als Secretaresse IBB/ Openbare Ruimte valt binnen de dienst Fysiek Domein, sector Inrichting en Beheer Buitenruimte. Het is een sector waar ruim 350 mensen werken, verdeeld over de volgende teams: Bedrijfsbureau, Beleid, Ondersteuning, de Buitendienst, Begraafplaatsen, Civiele Techniek, Geo-Informatie, Stedenbouw en Verkeer.
Voor meer informatie over de Gemeente Leeuwarden, klik op de onderstaande link:
https://www.leeuwarden.nl/nl

Niet de vacature die je zocht? Keer terug naar de vacaturepagina en vind daar de vacature die bij jou past!
https://dev.brainconsultant.nl/vacatures/